Отчётность собирается вручную
Несколько Excel-файлов, перепроверка формул и одна и та же работа каждый месяц.
Аудит, разработка и поддержка автоматизации
Уберём ручную работу из Excel, документов и заявок
Разберём один бизнес-процесс и, если задача укладывается в пакет, разработаем рабочее решение.
Аудит — 15 000 ₽, решение по автоматизации — 95 000 ₽, поддержка и разработка — 250 000 ₽ в месяц. В большинстве случаев пакет за 95 000 ₽ включает разработку решения для одного процесса.
Для процессов от 40 часов ручной работы в месяц
На короткой встрече уточним процесс и предложим подходящий пакет. Стоимость и состав работы согласуем до старта.
Карта процессадо → после
Сейчас
Письмо→Сотрудник→Excel→Документ→Отчёт
4 ручных переноса · 3 точки ошибки · результат с задержкой
убратьупроститьавтоматизировать
После
Входящие данные→Обработка→Контроль исключений→Результат
Человек принимает решения — система выполняет повторяющиеся действия
15 000 ₽ аудит95 000 ₽ решение250 000 ₽/мес команда
Стоимость и границы фиксируем до стартаДоговор и конфиденциальностьНе заставляем менять 1С или CRMАудит можно передать любому подрядчику
01 / Где теряется время
Сначала найдём, что мешает команде работать быстрее
Проверьте, похожи ли эти ситуации на вашу ежедневную работу.
Данные копируются из писем
PDF, Word, заявки и переписка вручную переносятся в таблицы и системы.
Заявки распределяет человек
Кто-то читает сообщения, выбирает ответственного и вручную контролирует срок.
Уведомления отправляются вручную
Команда напоминает о сроках, запрашивает документы и готовит типовые ответы.
Всё держится на одном специалисте
В отпуске или после увольнения процесс останавливается и теряет контекст.
Показатели приходят с задержкой
Руководитель ждёт очередной файл или сверку, чтобы увидеть состояние процесса.
Ошибки обнаруживаются поздно
Сбой становится виден после жалобы, сорванного срока или повторной проверки.
Команда сократилась, нагрузка осталась
Людей стало меньше, а документов, заявок и отчётов — нет.
2+
Если вы узнали две или больше ситуаций, у процесса, вероятно, есть потенциал для упрощения или автоматизации.
Проверить процесс →02 / Посчитать потери
Сколько стоит ручная работа
Калькулятор показывает примерный порядок затрат. В отчёте расчёт будет основан на ваших данных.
03 / Порядок работы
Сначала убрать лишнее. Потом автоматизировать
- 1
Убрать
Лишние действия, ненужные согласования, дублирование и отчёты, которыми никто не пользуется.
- 2
Упростить
Правила, шаблоны, ответственность, последовательность действий и контрольные точки.
- 3
Автоматизировать
Повторяющиеся операции с понятными входными данными и проверяемым результатом.
Иногда лучший результат — отказаться от разработки и изменить процесс организационно. Это полноценный результат аудита.
Подходит
Есть что измерить и изменить
- От 40 часов ручной работы в месяц
- Десятки или сотни повторений
- Ошибки, ожидания или повторный ввод
- Можно дать обезличенные примеры
- Руководство готово внедрять изменения
Нужен другой формат
Задача шире одного процесса
- Несколько операций в неделю
- Каждый случай полностью уникален
- Нет владельца процесса
- Нужна полная замена ERP / CRM / 1С
- Нужно одновременно перестроить несколько подразделений
04 / Результат аудита
Документы, по которым можно начать разработку
Будет понятно, что менять, как должно работать решение и какой пакет выбрать дальше.
Границы процесса
Что разбираем, кто участвует, с чего начинается и чем заканчивается работа.
Схема «как сейчас»
Фактический путь задачи: действия, ожидания, возвраты и согласования.
Список ручной работы
Повторный ввод, сверки, переносы, уведомления и проверки.
Текущие затраты
Сколько времени и денег забирают ручные действия, ошибки и задержки.
Что изменить без разработки
Какие шаги убрать, какие правила и шаблоны сделать проще.
Схема «как будет»
Новый порядок работы, роли сотрудников и обработка нестандартных случаев.
Три варианта решения
Минимальный, рациональный и расширенный варианты с плюсами и ограничениями.
Задание на первую версию
Что должно работать, что пока не входит, как проверить результат, бюджет и срок.
Обезличенный пример · 12 страниц
Посмотрите, как выглядит итоговый отчёт
Схема текущей работы, расчёт потерь, новый порядок, варианты решения и задание на первую версию — без вымышленных результатов и отзывов.
Открыть пример отчёта ↗05 / Как проходит работа
От аудита до запуска — поэтапно
- 00До старта
Проверка задачи
Короткая анкета и встреча до 20 минут: сверяем процесс, цель и подходящий пакет.
- 01Пакет 1
Аудит процесса
Изучаем примеры, описываем работу как есть, находим потери и определяем, что стоит автоматизировать.
- 02Решение
Проектируем новый порядок
Фиксируем правила, исключения, роли и результат, который должна выдавать система.
- 03Пакет 2
Разрабатываем автоматизацию
Собираем рабочее решение для одного процесса, тестируем на примерах и передаём команде.
- 04Запуск
Проверяем в реальной работе
Настраиваем доступы, показываем сотрудникам сценарий и исправляем обнаруженные недочёты.
- 05Пакет 3
Развиваем и поддерживаем
Берём новые процессы в работу, улучшаем запущенные решения и остаёмся на связи с командой.
Срок разработки зависит от объёма и интеграций. До оплаты фиксируем этапы, границы и проверяемый результат.
06 / Типовые задачи
Повторяется, следует правилам, забирает время
Отчётность и Excel
Сведение таблиц, сверка, регулярные отчёты
Письма, заявки и задачи
Распределение, контроль сроков, напоминания
Документы
Извлечение данных, комплектность, генерация
Закупки
Сбор КП, нормализация позиций, сравнение
Коммуникации
Типовые ответы, статусы, запросы документов
Показатели и отчёты
Единые формулы, автоматическое обновление и отклонения
Варианты реализации
Примеры решений
Так может выглядеть решение в пакете разработки или сопровождения — от обработки файлов до внутреннего сервиса.
Концепции интерфейсов, не выполненные клиентские кейсы
01 / Возможный контур
Сравнение прайсов поставщиков
- Сейчас
- Прайсы приходят в разных форматах, а цены и фасовки сравниваются вручную.
- Вариант
- Сервис загружает файлы, сопоставляет позиции, выделяет исключения и формирует результат для проверки сотрудником.
02 / Возможный контур
OCR, документы и банковские выписки
- Сейчас
- Сотрудники переносят реквизиты из сканов, заполняют шаблоны и сводят операции в таблицы.
- Вариант
- Внутренний сервис распознаёт документы, формирует пакет файлов и импортирует выписки с проверкой дублей.
03 / Возможный контур
Договоры и сметы
- Сейчас
- Договоры собираются из шаблонов, сметы считаются вручную, а условия ищут по старым документам.
- Вариант
- Сервис рассчитывает смету по правилам, формирует DOCX и помогает находить условия во внутренней базе знаний.
04 / Возможный контур
Расчёт логистической ставки из писем
- Сейчас
- Логист вручную извлекает параметры из письма, ищет тарифы и готовит ответ.
- Вариант
- Система разбирает запрос, проверяет обязательные поля, рассчитывает ставку и готовит черновик ответа.
05 / Возможный контур
Ассистент для приёма материалов
- Сейчас
- Материалы приходят в разных каналах, а комплектность и сроки контролируются вручную.
- Вариант
- Ассистент принимает файлы, ведёт статусы, отвечает по базе знаний и готовит сводку для менеджера.
07 / Переход к решению
Сначала понять задачу. Потом разрабатывать.
Можно передать материалы аудита своему подрядчику или заказать разработку у агентства «Эйч».
ПодходС чего начинаетсяЧто остаётся
Общая консультацияРазговор о проблемахСписок советов
Продажа системыПоказ готовой программыПривязка к платформе
Разбор процессаРеальная работа и примерыНовый порядок, расчёт и план
Три формата работы
Начните с одного процесса. Масштабируйте по результату.
Можно заказать только аудит, получить рабочее решение или подключить команду на постоянную разработку.
01 / Аудит
Аудит одного процесса
15 000₽
Разберём повторяющийся процесс, найдём потери и определим следующий шаг.
- Один процесс и набор примеров
- Схема текущей работы и потерь
- Что изменить без разработки
- Контур решения и рекомендации
02 / Решение
Основной пакетАвтоматизация одного процесса
95 000₽
Проектируем решение и в большинстве случаев включаем разработку в стоимость.
- Логика и интерфейс одного процесса
- Разработка типового решения
- Тестирование на согласованных примерах
- Передача решения и инструкция
03 / Команда
Поддержка и разработка
250 000₽/мес
Поддерживаем действующие решения и последовательно разрабатываем новые.
- Согласованная очередь задач
- Новые инструменты автоматизации
- Поддержка и улучшение решений
- Регулярная связь с командой
Если задача выходит за границы выбранного пакета, сообщим об этом до старта и предложим отдельную оценку.
08 / Безопасность и выбор
Ваши данные и свобода выбора остаются у вас
Состав работы записан в договореКонфиденциальность до передачи данныхПримеры можно обезличитьПароли не передаются через формуМожно выбрать другого подрядчикаЕсли процесс слишком мал, скажем об этом до оплаты
агентство полного цикла
10 / FAQ
До первой встречи всё должно быть понятно
01Чем отличаются три пакета?
Аудит за 15 000 ₽ отвечает, что и как автоматизировать в одном процессе. Решение за 95 000 ₽ — это проектирование и, в большинстве типовых задач, разработка рабочей автоматизации одного процесса. Пакет за 250 000 ₽ в месяц — постоянная команда для поддержки и последовательной разработки решений.
02Что можно автоматизировать?
Повторяющиеся действия с понятными правилами: файлы, письма, отчёты, заявки, проверки, документы, показатели и сроки.
03Вы внедряете 1С или CRM?
Комплексным внедрением не занимаемся. Существующие системы учитываются как источники данных; небольшие задачи оцениваются отдельно.
04Можно сразу заказать разработку?
Да, если задача уже описана и границы понятны. Если нет, начинаем с аудита, чтобы не автоматизировать лишние действия и заранее учесть нестандартные случаи.
05Нужны ли доступы?
Обычно достаточно встреч, демонстрации экрана и обезличенных примеров. Доступы — только при необходимости и безопасным способом.
06Нужно ли останавливать отдел?
Нет. Исследование проходит параллельно обычной работе.
07Можно реализовать план другим подрядчиком?
Да. Все материалы принадлежат клиенту и не привязывают вас к агентству или конкретному исполнителю.
08Что если автоматизация не окупается?
Это будет указано в выводах. Иногда лучший результат — изменить порядок работы и не заказывать разработку.
09Поможет ли аудит сократить сотрудников?
Цель — снизить зависимость от ручных операций и справляться с нагрузкой без дополнительного найма. Кадровые решения принимает руководство.
10Используется ли ИИ?
Только если подходит задаче. Если достаточно обычного правила или скрипта, ИИ не нужен.
11Можно автоматизировать несколько процессов?
Да. Для последовательной работы с несколькими процессами подходит пакет сопровождения за 250 000 ₽ в месяц. Приоритеты и объём работ фиксируем на каждый месяц.
Проверка задачи
Расскажите, какую ручную работу хотите сократить
Несколько вопросов помогут подобрать формат: аудит, решение для одного процесса или постоянную команду.
5–7 минут на анкетуДо 20 минут первая встречаБез доступа к вашим системам